Ratgeber zu KI und Datenschutz
E-Mail-Support enthält oft personenbezogene Daten, Anhänge und interne Einschätzungen. Vor einer KI-Einführung muss deshalb der Datenfluss verständlich dokumentiert werden.
Direkte Antwort
Klären Sie Verantwortlichkeit, Datenstandorte, Unterauftragsverarbeiter, Aufbewahrung, Löschung und menschliche Freigaben. FloriCore stellt AVV und technische Unterlagen auf Anfrage bereit.
So ist der Ablauf aufgebaut
Beschreiben Sie konkret, welche Teile einer Nachricht, welche Anhänge und welcher bisherige Verlauf verarbeitet werden. Formulierungen wie „DSGVO-konform“ ersetzen diese Beschreibung nicht.
Zum Datenfluss gehören der Betreiber der Anwendung, eingesetzte KI- oder Infrastruktur-Anbieter und ihre jeweiligen Aufgaben. Diese Angaben sollten vor der Beschaffung schriftlich vorliegen.
Eine menschliche Freigabe begrenzt nicht jede Datenschutzpflicht, macht den fachlichen Ablauf aber nachvollziehbarer. Sie sollte am Vorgang sichtbar sein und zum Rollenmodell passen.
Fordern Sie AVV, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschfristen, Backup-Konzept und Hinweise zum Umgang mit KI-Daten an.
Häufige Fragen
Ja. FloriCore stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen auf Anfrage bereit.
Nein. Der Standort ist nur ein Teil der Prüfung. Entscheidend sind auch Datenfluss, Anbieter, Zugriffe, Aufbewahrung und Löschung.
Automatischer E-Mail-Versand ist pro Unternehmensbereich optional und beim Start ausgeschaltet. Im Standardmodus prüfen, ändern oder verwerfen Menschen die Entwürfe und geben den Versand frei. Im Eigenbetrieb bleibt die Automatik ausgeschaltet.
